Microsoft Outlook

Microsoft Outlook

Microsoft Outlook adalah manajer informasi pribadi dari Microsoft, yang tersedia baik sebagai aplikasi terpisah serta bagian dari Microsoft Office suite. Versi saat ini adalah Microsoft Outlook 2010 untuk Windows dan 2011 untuk Mac. Meskipun sering digunakan terutama sebagai aplikasi e-mail, juga termasuk kalender, task manager, pengelola kontak, mencatat, sebuah jurnal dan browsing web.

A.    Kegunaan Dan Manfaat Microsoft Outlook

            Banyak manfaat yang dapat anda peroleh jika anda mendownload email yang ada dimailbox ke program email client, seperti: Outlook Express, Ms Outlook, Netscape, Opera dan lain-lain, antara lain:

1)      Anda dapat membaca email secara offline.

2)      Anda memiliki backup email di PC.

3)      Proses pengambilan dan pengiriman email yang lebih cepat.

            Untuk bersaing dengan rival berat yaitu Yahoo Mail dan Gmail akhirnya Microsoft melakukan perubahan besar pada layanan Emailnya . Outlook.com sebagai pengganti layanan Hotmail diharapkan bisa mengambil hati pengguna email yang saat ini memang didominasi oleh Yahoo Mail dan Gmail.

            Informasi dari Reuters(31/07) Hotmail masih penguasa pasar dengan menguasai 36 persen pasar layanan email dunia. Namun dengan GMail dengan cepat mengejar penguasaan karena menguasai 31 persen. Pemain lain Yahoo statis dengan 34 persen.Tentunya ada beberapa kelebihan yang di tawarkan Microsoft terkait layanan Outlook ini.

Berikut beberapa kelebihan Email Outlook tersebut :

• Tampilan baru lebih elegan dan simpel
• Dapat terhubung dengan social
• Kita dapat  melihat dan mengedit dokumen Office yang telah terintegrasi dengan layanan media penyimpanan awan SkyDrive.
• Kapasitas SkyDrive 7 GB.
• Kita bisa membuat folder terserdiri untuk memisahkan pesan email yang masuk sesuai kategori yang kita inginkan.
• Pembersih spam yang handal

            Dengan berbagai kelebihan itu Microsoft berharap mempertahankan pangsa pasarnya, bahkan meningkatkan-nya. Seperti diketahui sebelumnya Outlook adalah sebuah nama yang familiar karena telah menjadi platform offline email milik Microsoft.

-          Selain itu Microsoft Outlook juga mempunya kegunaan dan manfaat sebagai berikut :

1.      Penggunaan Kalender Elektronik (electronic calendar)

            Kalender elektronik adalah penggunaan peralatan elektronik untuk mencatat, menyimpan, dan meng-akses kalender acara / kegiatan para pimpinan. Perangkat lunak kalender elektronik biasanya terpadu dengan software e-mail (misalnya Microsoft Outlook) dengan fasilitas memasukkan kegiatan harian, meng-edit kegiatan, memeriksa kembali, mencetak, dan memberi alarm (remainder) pada kegiatan penting, dan sebagainya.

            Kalender elektronik dapat dipasang dalam jaringan sehingga memungkinkan kolaborasi jadwal beberapa pimpinan/staff, misalnya akan diadakan rapat maka program kalender dapat memeriksa semua jadwal yang ada sehingga dapat dipilih waktu luang dimana setiap orang bisa hadir. Walau demikian acara tertentu bisa di-proteksi sehingga tidak bisa diakses oleh orang lain.

            Dalam dunia perkantoran, membutuhkan begitu banyak sumberdaya, salah satunya adalah kertas, bahkan kadang sumberdaya tersebut terbatas adanya (unrenewable) sehingga dibutuhkan suatu kebijakan atau program yang dapat mengurangi penggunaan sumberdaya tersebut, seperti Program Eco Office (Kantor Berwawasan Lingkungan), dimana salah satu program kerjanya adalah penggunaan kertas secara bolak balik.

            Microsoft sebagai salah satu pengembang perangkat lunak dengan salah satu brand untuk pekerjaan perkantoran adalah Microsoft Office yang di dalamnya terdapat sebuah program dengan nama Microsoft Outlook. Microsoft Outlook adalah sebuah program email client berfungsi mengefisienkan proses komunikasi via email. Program tersebut dikhususkan untuk aktifitas kirim dan terima email yang disetting pada sebuah komputer client. Selain outlook, juga banyak program email client lainnya seperti eudora, incridiblemail, fivemail, office outlook, pegasus mail, dan lain-lain. Dari semua program-program tersebut rata-rata berfungsi sama, mungkin perbedaannya hanya pada tampilan, tools-tools, dan lain sebagainya.

            Microsoft Outlook atau Microsoft Office Outlook atau Outlook adalah sebuah program personal information manager dari Microsoft, dan bagian dari suite Microsoft Office. Walaupun biasanya hanya digunakan untuk mengirim dan membaca surel, program ini juga memiliki fungsi kalender, jadwal kerja, catatan, dan jurnal. Bila digunakan bersama dengan Microsoft Exchange Server, Outlook dapat menyediakan akses kotak surat, kalender, dan jadwal bersama.

2    2.  Memiliki fungsi mengatur

            Yaitu memilah email kedalam folder-folder yang sesuai dengan segera , tanpa usaha dari pihak lain. Ini artinya kita bisa melihat pesan-pesan yang berhubungan di waktu yang telah kita beri tanda untuk diperhatikan daripada menghabiskan tambahan waktu memilah-milah inbox yang membengkak . ini juga adalah cara bagus untuk memisahkan email pribadi dari email yang berhubungan dengan pekerjaan.

            Ada manfaat lebih kalau kita membuka email (Gmail, Yahoo, Hotmail, dan lain-lain ) menggunakan software mail client seperti Microsoft Outlook, diantaranya akses akan lebih cepat karena kita tidak perlu membuka browser untuk login, tanpa iklan dan tanpa popup, selain itu kita juga masih bisa membuka arsip email tanpa harus terhubung ke internet. Postingan kali ini adalah bagaimana cara setting Email Yahoo di Ms Outlook 2007, sehingga kita dapat menerima dan mengirim email yahoo melalui / menggunakan Ms outlook 2007. ( untuk Ms. Outlook2003 atau Outlook 2010 pada prinsipnya sama saja, hanya berbeda pada tampilan saja).

3    3.  Membaca Email

            Untuk membaca email pastikan Outlook berada pada folder “Inbox”, cukup dobelklik pada pesan yang ingin dibaca. Pesan akan terbuka pada jendela baru.

            Untuk mengetahui adanya pesan baru, pada windows toolbar ( sudut kiri monitor )akan diberi tanda amplop yang diiringi dengan suara “ding” sebagai bunyi default untuk emailyang tiba pada Outlook.

       

     

4. Cara Koneksi
• Langkah pertama, masuk / login dulu ke Gmail melalui browser untuk mengaktifkan fasilitas POPnya.

• Masuk ke Account Setting yang berada di sebelah kanan atas



 

• Klik pada Visit the previous version of the Google accounts screen (skip bila anda masih menggunakan interface gmail lama )




• Pilih / Klik pada Gmail - Setting




• Pilih Tab : Forwarding And POP/IMAP
• Di Menu POP Download, pilih / beri ceklist pada Enable POP (ada 2 opsi POP, pilih sesuai yang anda inginkan)

• Klik Save Changes




• Jalankan Microsoft Outlook
• Kalau belum ada settingan email sebelumnya, akan tampil wizard untuk setting new email account. tinggal ikuti saja.
• Kalau sudah ada email sebelumnya, kita lakukan add new email secara manual
• Klik pada menu Tools, kenudian pilih Account Settings



• Pada Tab E-mail klik New






• Beri Ceklist pada Microsoft Exchange, POP3, IMAP, or HTTP , kemudian klik Next




• Account dan Server Setting
Your Name : isi dengan Nama anda
E-mail Address : isi dengan email Gmail anda
Account Type : pilih POP3
Incoming mail server : pop.gmail.com
Outgoing mail server (SMTP) : smtp.gmail.com
User Name : isi dengan user Gmail anda
Password : isi dengan password Gmail anda



• Klik pada More Settings
• Di Tab Outgoing Seeting, beri ceklist pada My outgoing server (SMTP) requires authentication, kemudian klik OK


• Klik Tab Advanced
Server Port Numbers
Pada Incoming Server (POP3) isi dengan 995
Beri Ceklist pada This server requires an encripted connection (SSL)
Outgoing server (SMTP isi dengan 465
Pada Use the following type of encripted connection, pilih SSL
Klik OK


• Lakukan Tes koneksi, dengan menekan Test Account Setting, kalau setting benar maka akan ada keterangan Completed, pada incoming dan Sent test.



5. Cara Kerja

Jalankan Outlook.
Pada menu File, klik Info, dan kemudian klik Account Settings.
Pilih Account Settings dari daftar jatuh-ke-bawah.
Pada tab Email, klik New, pilih Email Account, dan kemudian klik Next.
Klik untuk memilih kotak centang Manually configure server settings or additional server types, dan kemudian klik Next.
Klik Internet E-Mail, dan lalu klik Next.
Selanjutnya akan muncul kotak dialog Add New E-mail Account.
Konfigurasi akun email baru. Untuk lebih amannya, saya menggunakan konfigurasi secara manual.
Penjelasan Cara Konfigurasi Email Outlook Manual

Dalam kotak User Information, ketika nama dan email Anda.
Dalam kotak Account Type di bawah Server Information, klik untuk memilih jenis akun email yang Anda miliki. Saya memilih POP3, supaya email yang masuk nanti juga bisa tersimpan di komputer, sehingga ketika nanti space hosting penuh, bisa langsung dihapus, dan kita tetap memiliki backup nya.
Dalam kotak Incoming mail server, ketik nama server. Ini adalah server yang menyimpan pesan email Anda sebelum Anda mengunduhnya ke komputer. Ketik nama server dalam huruf kecil. Nama ini biasanya dalam bentuk seperti “mail.domainanda.com.” Atau, bisa dalam bentuk sebuah alamat IP seperti 167.205.22.123. Untuk tahapan ini, sesuaikan dengan domain dan IP hosting Anda. Berhubung saya menggunakan domain webhostmu.com, maka saya tulis dalam bentuk “mail.webhostmu.com“.
Dalam kotak Outgoing mail server (SMTP), ketik nama server untuk email ke luar. Ketik nama server dalam huruf kecil. Nama ini mungkin dalam bentuk seperti “mail.domainanda.com.” Atau, nama ini mungkin berupa sebuah alamat IP 167.205.22.123. Sama seperti kolom di atas, berhubung saya menggunakan domain webhostmu.com, maka saya tulis juga dalam bentuk “mail.webhostmu.com“.
Di bawah Logon Information, ikuti langkah berikut:
Pada kotak User Name, ketik nama pengguna Anda. Nama pengguna biasanya merupakan bagian dari alamat email yang di sebelah kiri dari tanda (@). Dalam hal ini saya mengisinya lengkap dengan nama email saya, supaya memudahkan saya ketika hendak mengenali folder penyimpanan akun email ini. Maklum, saya punya domain banyak. Jadi kalau Anda ingin lebih singkat, bisa diisi langsung tanpa menyertakan alamat domain / email.
Pada kotak Password, ketik kata sandi yang telah Anda buat.
Jika Anda ingin Outlook mengingat kata sandi akun email, klik untuk memilih kotak centang Remember password.
Jika hosting / ISP Anda memerlukannya, klik untuk memilih kotak centang Require logon using Secure Password Authentication (SPA) untuk masuk / login menggunakan otentikasi sandi aman.
Klik Test Account Settings. Fitur ini akan memanggil kotak dialog yang menampilkan setiap tahap dari konfigurasi yang telah Anda masukkan langkah demi langkah. Ketika Anda mengklik Test Account Settings, proses berikut ini akan terjadi:
Sambungan sistem ke Internet dikonfirmasi.
Anda login ke server SMTP.
Anda login ke server POP3.
Ditentukan apakah harus login terlebih dahulu ke server POP3. Jika diperlukan, Outlook otomatis mengatur opsi Log on to incoming mail server before sending mail.
Sebuah pesan pengujian akan dikirim. Pesan ini menjelaskan setiap perubahan yang dibuat oleh Outlook sejak pengaturan awal.
Untuk membuat perubahan tambahan akun email Anda, klik More Settings untuk membuka kotak dialog Internet E-mail Settings.
Klik Next, dan kemudian klik Finish.

Email Client

EMAIL

email client

• Pengertian Email client

 adalah software yang digunakan untuk organisasi email, baik untuk akun email berbayar maupun yang gratis. Syaratnya, harus ada akun POP3-nya. Email Client biasa disebut juga sebagai Oulook Express.

• Penggunaan Email client

ini sangat sering digunakan sebab ia sudah tersedia langsung dalam Windows. Konfigurasi dan penggunaannya pun cukup mudah, cukup lewat control panel atau Internet Explorer. Bisa dibilang Outlook Express ini adalah format standar e-mail client. File extension-nya adalah EML. Dilengkapi dengan menu export dan import membuatnya mudah untuk dipindahkan ke email client lainnya.
Namun, jika digunakan untuk urusan bisnis, Outlook Express ini dirasa kurang sekali. Ia tidak terintegrasi dengan software-software lain seperti messenger contohnya Skype, pdf reader and creator seperti Nitro PDF maupun antivirus seperti AVG Error handlingnya-pun kadang msih suka naik turun, utamanya jika berurusan dengan delivery status message. Jika berpindah sistem operasi seperti Linux, harus di-convert dulu.
Kadang kala, istilah Email client juga digunakan untuk mengacu pada agen yang bekerja sebagai client terhadap sebuah e-mail server, dapat berupa MUA, kadang kala berupa server untuk relay e-mail, atau manusia yang menulis langsung menggunakan terminal dan program telnet
keunggulan menggunakan software email client adalah. kita bisa mendapatkan update inbox terbaru tanpa kita harus mengceknya secara manual. semisa microsoft outlook yang akan memberitahukan email baru lewat jendela login windows xp. dan kita juga bisa mengorganisir email secara offline.

• Manfaat email client

Dapat menghemat waktu anda dalam mengakses email. Karena tidak diperlukan lagi waktu untuk mengakses halaman web dan melakukan login.
Dapat menghemat biaya jika anda menggunakan koneksi internet yang tidak 24 jam, seperti
TelkomNet Instan, Handphone, atau dengan Modem Dial Up. Karena aplikasi email client akan mendowload semua email yang baru kedalam komputer lokal dan menyimpannya. Setelah selesai mendowload, anda dapat memutuskan koneksi dan membaca email secara offline.
Dapat menyimpanan semua email ke Komputer, sehingga dapat menjadi backup dan data yang dapat anda bawa kemana-mana tanpa harus login lagi ke mailbox.
Dapat mengelola beberapa account sekaligus.
Keamanan spam yang lebih baik apabila anda melakukan update aplikasi email client secara berkala.

• cara setting email client

Bagi Anda yang lebih suka membuka email cpanel melalui Email Client seperti Mozilla thunderbird, berikut ini panduan cara settingnya.

1. Buat akun email pada cPanel anda. Caranya bisa ditemukan pada URL berikut:http://klikhost.com/membuat-akun-email-di-cpanel/

2. Download software Thunderbird di https://www.mozilla.org/en-US/thunderbird/. Lalu instal.

3. Buka aplikasi Thunderbird. Lalu arahkan cursor ke bidang di antara tulisan “Quick Filter” dan kolom “Search”. Lalu klik kanan dan pilih “Menu Bar”. Maka akan muncul menu-menunya.

4. Lalu lihat ke atas, ke menu Tools > Account Settings. Pada jendela Account Setting, pilih menu Account Actions > Add mail account.

5. Isi form “your name” dengan nama Anda. “Email address” dan “Password” dengan alamat email lengkap yang telah anda buat pada langkah 1. Centang “remember password”. Kemudian klik Continue.
Thunderbird akan secara otomatis mengkonfigurasi setting incoming server email anda.

6. Setelah proses konfigurasi selesai, Anda bisa memilih antara IMAP dan POP3. Pilih POP3 jika Anda ingin menyimpan email di komputer.

Tekan tombol “manual config”. Pada username, ganti dengan format alamat+domainanda.com (tanda “@” diganti dengan “+”) .  Misal :admin+viosender.comcom. Lalu tekan tombol “Done”.

7. Jika muncul jendela security, silahkan klik tombol “confirm security exception”

8. Setting telah selesai. Silakan mencoba untuk mengirim dan menerima email melalui Thunderbird tersebut.

•  Cara Kerja email client

Cara kerja pengiriman data email sama dengan cara sebuah data dikirimkan melalui internet. TCP memecah pesan yang kita sampaikan menjadi paket-paket kecil, kemudian IP Protokol (routers) mengirimkan paket-paket tersebut ke tujuan dan setelah sampai ketujuan kemudian TCP menggambungkan kembali pesan-pesan yang diterima di server penerima sehingga pesan tersebut dapat dibaca.

 

Dalam pengiriman sebuah pesan melalui email kita dapat mensisipkan binary files, seperti gambar, video, suara, dan program (executable files). Namun email belum memiliki kemampuan untuk secara langsung menangani binary files, sehingga file pertama kali harus di sesuaikan (encoding) dalam satu bentuk skema penyesuaian. Skema penyesuaian yang pupeler adalah MIME and unecode. Hal ini pada umumnya dikenal dengan istilah attachment. Kemudian seseorang yang menerima pesan email yang di dalamnya terdapat binary files yang di-attachment harus me-decode (menyesuaikan kembali) sesuai dengan cara me-encode file tersebut. Banyak paket perangkat lunak email melakukannya secara otomatis.
Protokol yang dipakai untuk menerima mail disebut dengan Post Office protocol (POP). Protokol ini yang mendefinisikan bagaimana sebuah mail dalam berbagai bentuk (asal dalam format SMTP) diterjemahkan dan diterima oleh sistem yang dimiliki user. Dengan kata lain SMTP adalah gerbang untuk mengirim mail dan sebaliknya POP adalah gerbang untuk menerima mail.